Ihre Favoriten

Ihre Favoritenliste ist leer

Kurs auswählen > merken > jederzeit aufrufen

Eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie Sie jetzt punkten können

Comcave College GmbH

Das Wichtigste in Kürze:

  • Eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist nicht nur eine Höflichkeit, sondern der erste direkte kommunikative Akt zwischen Ihnen und der Personalabteilung.
  • Geben Sie Ihre Antwort möglichst unmittelbar nach Erhalt der Einladung, um nicht unorganisiert oder unhöflich zu wirken.
  • Eine Antwort per Mail ist eine sichere Variante, da Sie die Inhalte vor dem Abschicken prüfen können.
  • Eine telefonische Antwort ist persönlicher, benötigt aber eine gewisse Vorbereitung, um bei Gegenfragen nicht ins Stolpern zu geraten.
  • Terminabsagen aus guten Gründen sind legitim, solange Sie ehrlich und klar formuliert sind. Geben Sie jedoch unbedingt einen Ausweichtermin als Vorschlag an.

Warum eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch so wichtig ist

Versetzen Sie sich für einen Moment in die Lage des Personalverantwortlichen. Sie sollen für Ihr Unternehmen eine neue Fachkraft finden. Das ist Ihr Job, dafür werden Sie bezahlt und an den Ergebnissen werden Sie persönlich gemessen. Entsprechend wichtig ist diese Aufgabe für Sie und entsprechend sensibel sind Sie bei jeder Aktion und Reaktion eines Bewerbers.

Wenn Sie nun also jemanden zum Vorstellungsgespräch einladen, dann haben dessen Bewerbungsunterlagen Sie ein Stück weit überzeugt. Ihre Grundeinstellung dem Bewerber gegenüber ist positiv. Im Umkehrschluss kann nun also jeder negative Eindruck überraschend wirken.

Folgt die Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch sehr spät, zu salopp oder sogar gar nicht, kann dies dazu führen, dass sich Ihr Bild vom Bewerber von Grund auf ändert. Trotz aller fachlichen Eignung scheint die Stelle entweder nicht wichtig genug oder es bestehen kommunikative oder organisatorische Defizite, die sich auch in der Arbeit widerspiegeln könnten.

Aus denselben Gründen ist übrigens auch eine durchdachte Antwort auf die Einladung zum Telefoninterview ratsam. Auch in diesem Fall sollte Ihr Gegenüber informiert werden, dass es zum vorgeschlagenen Termin zu einem telefonischen Gespräch kommen wird.

Wann Sie eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch geben sollten

Verlassen wir nun die Rolle des Personalmanagers und wenden uns den Hinweisen zu, wie Sie eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch formulieren sollten. Beim Zeitpunkt der Beantwortung einer Einladung ist die Sachlage eindeutig: Antworten Sie so schnell wie möglich. Das bedeutet auch, dass Sie Ihre Kommunikationskanäle regelmäßig überprüfen sollten. Eine Mail erst nach fünf Tagen zu lesen, kann gegenüber einem geschäftlichen Kontakt negativ auffallen.

Viele Bewerber glauben, dass eine sofortige Antwort mit einer gewissen Bedürftigkeit gleichbedeutend ist. Eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit wird aber meist nicht in dieser Weise interpretiert. Sie zeugt eher von Flexibilität, einer guten Selbstorganisation und der nötigen Höflichkeit.

Wie Sie eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch geben sollten

In vielen Ratgebern zum Thema Bewerbung ist zu lesen, dass ein Bewerber immer auf demselben Kommunikationsweg antworten sollte, den der potentielle Arbeitgeber vorgibt. Das stimmt so nur bedingt. Vielmehr stehen in den meisten Schreiben und Mails diverse Kommunikationsmöglichkeiten im Briefkopf oder der Signatur. Erhalten Sie also ein Schreiben auf dem Postweg, heißt das nicht, dass Sie unbedingt per Brief antworten sollen.

Heutzutage erscheint vielen eine E-Mail als das direkteste und zwangloseste Werkzeug zur Kontaktaufnahme und auch, um eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu verfassen. Doch auch die telefonische Rückantwort bietet einige Vorteile. Alternativen wie WhatsApp oder soziale Messenger sollten Sie hingegen nur dann verwenden, wenn Sie ausdrücklich dazu aufgefordert werden.

Die Antwortmail auf Einladung zum Vorstellungsgespräch

Eine E-Mail als Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch hat vor allem den Vorteil, dass Sie den Text ausführlich vorbereiten und mehrfach korrigieren können. Sie können sich direkt an den jeweiligen Absender der Einladung wenden und bleiben inhaltlich auf einem eng begrenzten Feld. Außerdem lassen Sie dem Gegenüber die Freiheit, wann er die Mail lesen möchte.

Allerdings ist eine E-Mail immer einseitig und eignet sich nicht für ein richtiges Gespräch. Sie erhalten keinerlei direktes Feedback und können auch nicht auf eventuell auftretende Gegenfragen reagieren – etwa bei Terminverschiebungen. Der Mailaustausch kann unter Umständen mehrere Tage dauern und Probleme werden nicht zeitnah geklärt.

Die telefonische Antwort auf Einladung zum Vorstellungsgespräch

Eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch per Telefon hat den großen Vorteil, dass Sie direkt mit dem jeweiligen Ansprechpartner kommunizieren und auf Gegenfragen reagieren können. Das bringt eine persönliche Komponente hinein, die Sie für sich nutzen können. Ein Personalmanager ist auch nur ein Mensch und daher empfänglich für Freundlichkeit oder eine sympathische Stimme.

Bedenken Sie aber, dass Sie Ihrem Gegenüber mit einem Anruf immer auch ein Gespräch zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt auferlegen. Gerade in einer Bewerbungssituation kann dies unbeabsichtigt zu negativen Schwingungen führen – etwa, wenn der Personaler beschäftigt und eigentlich kaum aufnahmefähig für Ihre Ausführungen ist. In diesem Fall erhalten Sie für gewöhnlich jedoch einen Rückruf zu einem späteren Zeitpunkt.

Wie Sie den Termin souverän verschieben können

Ein Grund für eine Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch kann nicht nur die Terminbestätigung, sondern auch die Anfrage eines Alternativtermins sein. Für viele Bewerber ist es sehr unangenehm, die Einladung eines Unternehmens auf diese Art abzulehnen, doch manchmal lässt es sich nicht vermeiden. Wichtig ist dann, dass die Terminverschiebung richtig formuliert ist.

Personalmanager wissen, dass gute Fachkräfte nicht stets und ständig verfügbar sind. Vor allem dienstliche Gründe wie eine Geschäftsreise oder eine Fortbildung sind als Gründe für eine derartige Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch durchaus legitim. Private Verhinderungen hingegen sollten wenn möglich nicht als Grund angegeben werden.

Kommunizieren Sie in Ihrer Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch immer klar und eindeutig die Gründe für die Terminverschiebung. Nennen Sie außerdem mindestens einen Alternativtermin und geben Sie auch an, wann Sie ebenfalls verhindert sein werden.

Kurz und knapp: Antwort auf Einladung zum Vorstellungsgespräch

Beantworten Sie in jedem Fall jede Einladung zu Telefoninterviews oder Vorstellungsgesprächen unmittelbar und direkt. Nutzen Sie das Telefon, wenn Sie Rückfragen haben oder das Unternehmen besser kennenlernen wollen. Schreiben Sie eine Antwortmail, wenn Sie sich dabei besser fühlen und nur kurz den Termin bestätigen möchten. Sind Sie am genannten Termin verhindert, geben Sie einen guten Grund an und schlagen Sie mindestens einen Alternativtermin vor.

Zurück zur Themenwelt