Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor eine Mammutaufgabe. Nicht wenige Unternehmen müssen sich von Grund auf überdenken, verändern und neu aufstellen. Automatisierung, Digitalisierung und die Veränderung des Arbeitsweisens müssen aber auch von der Belegschaft angenommen werden. Viele tun sich mit Veränderungen aber schwer. Ein guter Change Management Prozess ist unabdingbar, wenn große Wandel gelingen sollen. Sie tun sich ebenfalls schwer damit, Veränderungen zu akzeptieren und mitzugestalten? Vielleicht kann unser Artikel zum Change Management Prozess Ihnen einen Einblick geben, wie es Ihnen besser gelingen kann, den angestoßenen Weg konstruktiv mitzugehen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Change Management Prozess beschreibt die Methoden und Maßnahmen, um eine größere Veränderung in einem Unternehmen zu etablieren.
- Mitarbeiter reagieren auf Veränderungen meist zunächst ablehnend oder zurückhaltend und müssen behutsam auf den richtigen Weg gebracht werden.
- Ein guter Change Management Prozess berücksichtigt dies und legt viel Wert auf die ständige und transparente Kommunikation gegenüber allen Betroffenen.
- Die Maßnahmen in einem Change Management Prozess variieren, fußen aber immer auf offener Kommunikation, Beharrlichkeit und glaubwürdigen Führungskräften.
Was ist ein Change Management Prozess?
Change Management, auch Veränderungsmanagement genannt, beschäftigt sich mit allen Maßnahmen, die nötig sind, um weitreichende Veränderungen in einem Unternehmen durchzusetzen. Der Grundgedanke dabei ist, die Mitarbeiter von Anfang an miteinzubeziehen, statt Ihnen Veränderungen einfach vorzusetzen.
Bereits in den 1940er und 1950er Jahren beschäftigte sich der Sozialpsychologe Kurt Lewin mit einer Theorie der Veränderung in Unternehmen. Er unterteilte den nötigen Prozess in drei einfache Schritte, die auch heute noch die Grundlage für jeden Change Management Prozess bilden:
- Das Auftauen des bestehenden Zustands (unfreezing).
- Die Bewegung durch das Ausprobieren neuer Verhaltensweisen (moving).
- Das Wiedereinfrieren der gefundenen Lösungen in das Gesamtsystem (refreezing).
Mit der Zeit wurde die Theorie Lewins weiterentwickelt und in komplexere Einzelschritte unterteilt. Das sogenannte Acht-Stufen-Modell des Change Management Prozesses von John P. Kotter gilt gemeinhin als das Standardmodell. Daneben existieren weitere Modelle sowie Erklärungsmodelle für die emotionale Reaktion auf Veränderungen.
Phasenmodelle im Change Management Prozess
Bevor ein Change Management Prozess überhaupt gestartet werden kann, muss verstanden werden, wie Mitarbeiter meist auf Veränderungen reagieren. Falls Sie in einer solchen Situation sind, kann dieses Verständnis ebenfalls hilfreich sein, um zu ergründen, warum Sie sich mit einem Change Management Prozess vielleicht so schwertun.
Die sieben Phasen der emotionalen Reaktion auf einen Change Management Prozess
Je abrupter und massiver eine Veränderung kommt, umso stärker fallen die emotionalen Reaktionen aus. Menschen brauchen Konstanz und feste Strukturen und mögen Gewohnheiten. Wird alles durcheinandergeworfen, reagieren viele in den folgenden Phasen:
- Schock und Überraschung – „Das darf ja wohl nicht wahr sein!“
- Ablehnung und Widerstand – „Wir machen das weiter wie bisher!“
- Rationale Einsicht – „Gut, vielleicht müssen wir doch etwas verändern.“
- Emotionale Akzeptanz – „Eigentlich macht das sogar richtig Sinn…“
- Lernen und Ausprobieren – „Ich will jetzt wissen, wie das geht.“
- Erkenntnis – „So wie es jetzt ist, ist es ja wirklich viel besser.“
- Integration – „Das machen wir ab jetzt immer so.“
Vielleicht haben Sie sich selbst in einer dieser Phasen bereits wiedererkannt. Werfen Sie sich das nicht vor. Diese Schritte sind notwendig, damit Neues fest verankert werden kann. Es ist völlig normal und es geht so gut wie jedem so – auch Ihren Kollegen und Ihren Vorgesetzten.
Das Acht-Stufen-Modell des Change Management Prozesses (nach John P. Kotter)
Ähnlich wie beim eben beschriebenen individualpsychologischen Prozess muss auch ein Kollektiv einige Phasen durchlaufen, ehe sich eine Veränderung verankert. John P. Kotter, Professor für Führungsmanagement an der Havard Business School, hat acht solcher Phasen identifiziert und in ein Modell übertragen, das heute als Standard für Change Management Prozesse gilt:
- Dringlichkeit erzeugen – „Es muss sich dringend etwas ändern.“
- Führungsteam aufbauen – „Diese Personen gehen voran.“
- Eine Vision formulieren – „So soll es einmal werden.“
- Vision kommunizieren – „So soll es mit euch einmal werden.“
- Mitarbeiter befähigen – „So kannst du mithelfen.“
- Erfolge sichtbar machen – „Schau, was wir schon erreicht haben.“
- Veränderungen weiter antreiben – „Jetzt nicht nachlassen.“
- Veränderungen verankern – „Das gehört ab jetzt fest zu uns.“
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einem Change Management Prozess unterliegen, durchlaufen Sie mit Ihren Kollegen sicherlich exakt diese Phasen. Wenn Sie ein Bewusstsein dafür entwickeln, fällt es Ihnen leichter, die Phasen zu durchschreiten und Sie können anderen dabei helfen.
Die Methoden im Change Management Prozess
Gerade in der rasanten digitalen Transformation - auch bekannt unter dem Begriff VUKA-Welt - kann ein Change Management Prozess mitunter sehr schnell und überraschend kommen. Dabei ist es allerdings fatal, diesen Prozess mit zu großer Eile und zu viel Druck durchsetzen zu wollen. Vielmehr muss der gesamte Change Management Prozess gut durchkonzeptioniert sowie kommunikationsstark und transparent sein.
Zu den wichtigsten und am weitesten verbreiteten Methoden im Change Management Prozess gehören vielseitige kommunikative Maßnahmen. In Coachings, Einzelgesprächen, Workshops und Schulungen werden die Mitarbeiter schrittweise auf die Veränderungen eingestellt. Parallel werden die Führungskräfte geschult und die Neuerungen erhalten Einzug ins Intranet oder in interne Publikationen.
Expertentipp
Nicht jede Methode und jede Maßnahme ist in jedem Fall gleich wichtig und sinnvoll. Allerdings ist ein rechtzeitiger und regelmäßiger Informationsfluss die Grundbedingung für jeden erfolgreichen Change Management Prozess.
Change Management Erfolgsfaktoren und Widerstände
Modernen Führungskräften kommt im Rahmen eines Change Management Prozesses eine besondere Aufgabe zu. Sie müssen den Veränderungsprozess antreiben und alle Betroffenen mit einbeziehen. Gleichzeitig müssen Sie für Transparenz sorgen und Unsicherheiten erkennen und bekämpfen. Vor allem aber müssen sie glaubwürdig hinter den Veränderungen stehen.
Als Mitarbeiter können Sie einen Change Management Prozess erst einmal ablehnen. Allerdings ist dies selten vernünftig, sondern basiert entweder auf emotionaler Ablehnung oder ist einem Rückfall in alte Verhaltensmuster geschuldet. Genau das passiert aber, wenn ein Change Management Prozess nicht ausreichend kommuniziert und kooperativ vorangetrieben wird.
Veränderungen lassen sich nicht erzwingen und es gibt auch keine Abkürzungen. Die Unternehmensführung muss ausreichend Zeit und Ressourcen aufwenden, um einen Change Management Prozess erfolgreich abzuschließen. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter aber auch den Willen zeigen, mitzuziehen – unabhängig vom Status quo oder der Vergangenheit.
Kurz und knapp: Change Management Prozess
Unter einem Change Management Prozess versteht man die verschiedenen Phasen, in denen in einem Unternehmen weitreichende Veränderungen etabliert werden. Durch sozialpsychologisch bedingte, emotionale Reaktionen erfolgt die Annahme einer Veränderung nur langsam. Ein guter Change Management Prozess berücksichtigt dies und legt viel Wert auf interne Kommunikation und nachhaltige Schulung aller Beteiligten. Durch Coachings und Gespräche bereiten speziell ausgewählte Führungskräfte das Personal vor, bis die Veränderung zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur geworden ist.
