Produktivität ist ein Schlagwort mit dem im geschäftlichen Kontext nur allzu gern um sich geworfen wird. Ein Betrieb, eine Abteilung oder gar ein ganzer Konzern solle ständig seine Produktivität steigern, so heißt es. Im Kleinen gilt das auch für den einzelnen Mitarbeiter. Werden Sie im Alltag produktiver, wirkt sich das auf viele Bereiche positiv aus. Doch es ist gar nicht so einfach, die Produktivität effektiv zu steigern. Wir zeigen Ihnen, was Produktivität überhaupt bedeutet und welche Methoden Sie anwenden können, um Ihre Produktivität zu steigern.
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Was eine hohe Produktivität für den Alltag bedeutet
- Produktivität steigern durch positive Gewohnheiten
- Arbeitsproduktivität steigern mit Selbstorganisation
- Produktivität steigern mit dem Pareto-Prinzip
- Sieben weitere Tipps, die Ihre Produktivität verbessern
- Kurz und knapp: Produktivität steigern
Das Wichtigste in Kürze:
- Die Produktivität sagt aus, wie effizient Sie eine Arbeit erledigen. Die Produktivität steigern Sie am ehesten durch optimale Zeit- und Ressourcennutzung.
- Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie sich von negativen Gewohnheiten verabschieden und diese nach und nach durch positive ersetzen.
- Mit einer guten Selbstorganisation können Sie ebenfalls Ihre Produktivität steigern. Organisieren und visualisieren Sie Ihren Arbeitsalltag und Ihre Aufgaben.
- Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen ebenfalls bei der Produktivitätssteigerung. Erledigen Sie Aufgaben in weniger Zeit statt alles perfektionieren zu wollen.
Was eine hohe Produktivität für den Alltag bedeutet
Vereinfacht gesagt, drückt die Produktivität das Verhältnis des Arbeitsergebnisses zum Aufwand aus. Die Produktivität steigern Sie also entweder durch mehr Leistung bei gleichem Aufwand oder weniger Aufwand bei gleichbleibender Leistung. Bezüglich der Arbeitskraft ist Zeit häufig die wichtigste Komponente bei der Berücksichtigung des Aufwands.
Expertentipp
Ein anschauliches Beispiel: Sie tragen 120 Kundenadressen in einer Stunde in eine Excel-Tabelle ein. Ihre Produktivität beträgt also 2 Adressen pro Minute. Am nächsten Tag schaffen Sie 150 Adressen in derselben Zeit (2,5 Adressen pro Minute). Tags darauf haben Sie zwar nur eine halbe Stunde Zeit, schaffen aber immerhin 75 Adressen (ebenfalls 2,5 Adressen pro Minute). In beiden Fällen konnten Sie Ihre Produktivität steigern.
Wenn Sie Ihre Arbeitsproduktivität steigern möchten – sei es im Unternehmen, als Selbständiger oder auch im privaten Bereich – ist es also notwendig, die aufgebrachte Zeit pro Arbeitsergebnis zu minimieren. Das geht am ehesten dadurch, dass Sie die Arbeitszeit möglichst optimal ausnutzen.
Unterbrechungen, Ablenkungen und Konzentrationsmängel verlängern beinahe jeden Arbeitsschritt. Nur wer sich selbst gut organisiert, Ablenkungen vermeidet und unnötigen Aufwand reduziert, kann seine Produktivität steigern. Im besten Fall führt das zu Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder zumindest dem Wohlwollen der Vorgesetzten und Kunden.
Produktivität steigern durch positive Gewohnheiten
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Gewohnheiten haben ihre Vorteile und schaffen Sicherheit und Stabilität. Allerdings können sie uns auch im Alltag ausbremsen. Das ständige Checken der Mails und Nachrichten auf dem Smartphone frisst in der Summe sehr viel Zeit und lenkt zusätzlich ab. Die verinnerlichten Rituale sind schwer wieder los zu werden. Wenn Sie Ihre Produktivität steigern möchten, müssen Sie Ihren zeitintensiven Gewohnheiten den Kampf ansagen.
Sie beginnen am besten damit, nach und nach kleine Gewohnheiten zu ändern. Schalten Sie zum Beispiel Ihr Handy aus, wenn Sie mit der Arbeit beginnen. Schaffen Sie sich bewusste Pausen. Nehmen Sie sich gesunde Snacks mit statt in die Cafeteria zu gehen. Mit der Zeit werden diese Veränderungen zu Gewohnheiten mit positivem Effekt. Sie sparen Zeit, sind konzentrierter und können mehr in Ihrem Job leisten.
Arbeitsproduktivität steigern mit Selbstorganisation
Umso organisierter Ihr Alltag ist, umso eher wird sich Ihre Produktivität steigern. Wenn Sie wissen, was wann und mit welcher Dringlichkeit erledigt werden muss, können Sie sich fokussieren, vergessen nichts und setzen die richtigen Prioritäten.
Folgende Ratschläge sollten Sie für eine optimale Selbstorganisation befolgen:
- Nutzen Sie einen Kalender und halten Sie ihn immer aktuell
- Nutzen Sie eine To-Do-Liste (z. B. eine App)
- Setzen Sie schriftlich Prioritäten und halten Sie sich daran
- Organisieren Sie am Ende des Tages den Ablauf des Folgetages
Zur Selbstorganisation gehört auch das Selbstmanagement bzw. das Erkennen von sogenannten Zeitdieben, also Ablenkungen von der eigentlichen Tätigkeit. Diese sind schädlich für jeden Versuch, die Produktivität steigern zu wollen. Identifizieren Sie derartige Ablenkungen bewusst durch Selbstbeobachtung und Dokumentation. Sie werden staunen, wie viele Arbeitsstunden Ihnen dadurch verlorengehen.
Expertentipp
Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine einzige Aufgabe. Tun Sie nichts anderes, bis diese Aufgabe erledigt ist. Das ist vor allem bei unangenehmen Aufgaben schwierig. Doch das belohnende Gefühl, es geschafft zu haben, ist umso schöner.
Produktivität steigern mit dem Pareto-Prinzip
Fast jeder, der seine Arbeitsproduktivität steigern möchte, hat schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört. Dieses besagt, dass 80 Prozent der Erträge mit nur 20 Prozent des Aufwandes erreichbar sind. Die restlichen 20 Prozent Ertrag kosten die restlichen 80 Prozent Aufwand und sind daher ineffizient und wenig produktiv. Bei Aufgaben, bei denen ein Ertrag von 80 Prozent reicht, ist das Pareto-Prinzip der beste Weg, um die Produktivität zu steigern.
Viele Chefs neigen dazu, Perfektion und Höchstleistung zu verlangen. Wirtschaftlich hat das aber oft wenig Sinn. Ein Koch, der in 8 Stunden 80 gute Speisen zubereiten kann, ist in den meisten Restaurants mehr wert als ein Koch, der in 8 Stunden 20 perfekte Speisen zubereitet. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen – vor allem wenn der Gast den Unterschied kaum schmeckt und auch nicht mehr bezahlt als für das durchschnittlich gute Essen.
Natürlich gibt es Bereiche, bei denen Sie das Pareto-Prinzip nicht anwenden sollten. Wenn eine Aufgabe Präzision und Perfektion erfordert, sollten Sie immer 100 Prozent geben, um auch 100 Prozent zu erreichen – etwa im medizinischen Bereich.
Sieben weitere Tipps, die Ihre Produktivität verbessern
Die Produktivität zu steigern ist ein Prozess, der mühsam sein kann und dessen Auswirkungen nur langsam spürbar sind. Daher ist es wichtig, viele kleine Teilschritte in Angriff zu nehmen und sich nicht selbst zu überfordern. Fangen Sie am besten mit den folgenden Tipps an und Sie werden schon bald erste Erfolge bemerken:
- Optimieren Sie Ihren Schlaf – Es gibt keinen größeren Booster, der die Produktivität steigert, als guter Schlaf. Finden Sie Ihre optimale Schlafdauer, Einschlafzeit und Aufstehzeit.
- Treiben Sie Sport – Regelmäßige Bewegung ist ein weiteres wichtiges Kriterium, um die Produktivität zu steigern. Schon ein bisschen Frühsport kann den Unterschied ausmachen.
- Sprechen Sie mit den richtigen Menschen – Selbstoptimierung ist ein Vorhaben, dem viele skeptisch gegenüberstehen. Suchen Sie Menschen, die Ihre Einstellung teilen.
- Dokumentieren Sie Ihre Erfolge – Unerledigte Aufgaben auf der To-Do-Liste hat jeder. Doch viel wichtiger und motivierender ist eine Liste mit Dingen, die Sie bereits geschafft haben.
- Gönnen Sie sich Pausen - Produktivität steigern ist ein Marathon, kein Sprint. Machen Sie Pausen, gehen Sie spazieren oder nehmen Sie sich einen Tag frei. Das wirkt Wunder.
- Hören Sie Motivierendes – Akustische Eindrücke sind psychologisch sehr bedeutsam für die Motivation. Die richtige Musik oder ein inspirierender Podcast bringt Sie in Arbeitslaune.
- Machen Sie Feierabend – Ihre Produktivität zu steigern, schaffen Sie nur mit ausreichender mentaler Regeneration. Machen Sie ganz bewusst Feierabend und schalten Sie wirklich ab.
Kurz und knapp: Produktivität steigern
Die eigene Produktivität zu steigern, ist ein langwieriger Prozess, der sich aber langfristig auszahlt. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören die Selbstorganisation, das Ändern von Gewohnheiten und die Erledigung von Arbeiten ohne den zeitintensiven Hang zum Perfektionismus.
