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Tools & Techniken im Selbstmanagement: So organisieren Sie Alltag und Arbeitsleben

Comcave College GmbH

Das Wichtigste in Kürze:

  • Zeitmanagement ist ein Bestandteil des Selbstmanagements und meint die möglichst effiziente Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben.
  • Für das Selbstmanagement können mehrere verschiedene Methoden genutzt werden, beispielsweise die ABC-Analyse, die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip, die SMART-Methode oder auch das Pareto-Prinzip.
  • In Seminaren und Kursen können Teilnehmer Techniken und Tools erlernen, die das eigene Selbstmanagement verbessern und damit auch die eigenen Arbeits- sowie Alltagsabläufe effizienter gestalten.

Zeit- und Selbstmanagement: Definition und Grundlagen

War in den letzten etwa 20 Jahren „Zeitmanagement“ das bestimmende Schlagwort, wenn es um Arbeitseffizienz ging, trat in den letzten Jahren immer mehr das Thema „Selbstmanagement“ in den Vordergrund. Der Hauptgrund dafür ist, dass Zeitmanagement nur einen kleinen Teil der für erfolgreiches Selbstmanagement erforderlichen Methoden umfasst.

Zum Zeitmanagement gehört beispielsweise das Eisenhower Prinzip (Eisenhower-Matrix), mit dem sich Aufgaben nach Priorität und Dringlichkeit einteilen lassen. Das Selbstmanagement umfasst darüber hinaus auch Methoden zur Selbstanalyse und -motivation. Diese sind beispielsweise häufig notwendig, um überhaupt mit dem Organisieren von Aufgaben zu beginnen. Nur wer sich selbst motivieren kann ist in der Lage, Zeitmanagement-Methoden erfolgreich anzuwenden.

Selbstmanagement Methoden: Von ABC-Analyse bis Zielsetzung

Es gibt zahlreiche Selbstmanagement-Bücher und noch mehr Methoden und Techniken. In den meisten Fällen ist der Weg zu einem erfolgreichen Selbstmanagement ein längerer Prozess, bei dem verschiedene Techniken und Methoden erlernt und angewendet werden.

Um Ihnen ein besseres Verständnis dafür zu geben, worum es im Selbstmanagement geht, stellen wir Ihnen hier die bekanntesten Methoden kurz vor.

Bekannte Selbstmanagement Methoden im Überblick:

  1. ABC-Analyse

    Bei der ABC-Analyse werden alle Aufgaben nach Wichtigkeit in drei Kategorien eingeteilt. A-Aufgaben sind alle sehr wichtigen Aufgaben, die keinen Aufschub dulden. B-Aufgaben sind weniger wichtig und können delegiert oder später erledigt werden. C-Aufgaben sind unwichtig und können ebenfalls delegiert oder teilweise sogar verworfen werden.

    Durch die Einteilung und das Beginnen mit A-Aufgaben soll verhindert werden, dass wichtige Aufgaben zu spät oder gar nicht bearbeitet werden. Das ABC-Modell ist ein sehr einfaches Modell, das hauptsächlich als kurzfristige Lösung bei einfachen Aufgabenlisten

  2. ALPEN-Methode

    Diese Methode eignet sich besonders für größere Projekte, bei denen eine umfassende Zeitplanung erforderlich ist. Sie besteht aus fünf Schritten:

    1. Aufgabe und Termine aufschreiben
    2. Länge der Aufgaben schätzen und festlegen
    3. Pufferzeiten einplanen (etwa 50 % mehr)
    4. Entscheidungen treffen
    5. Nachkontrolle

  3. Eisenhower Prinzip (Eisenhower-Matrix)

    Diese Methode hilft dabei Aufgaben zu klassifizieren, um sie dann in einer sinnvollen Reihenfolge Anders als die ABC-Methode arbeitet das Eisenhower Prinzip nicht nur mit der Wichtigkeit, sondern auch mit der Dringlichkeit. So ergeben sich vier Aufgabenklassen:

    1. Wichtig UND dringend
    2. Wichtig aber NICHT dringend
    3. NICHT wichtig aber dringend
    4. NICHT wichtig und NICHT dringend

  4. Fokus-Fragen (Katalog)

    Ein persönlicher Katalog mit zielgerichteten Fragen kann dabei helfen, die Gedanken zu ordnen und in die richtige Bahn zu lenken. Insbesondere kreativ-arbeitende Menschen verlieren sich schnell in Aufgaben und Ideen, die viel Zeit kosten. Mit der richtigen Frage wird der eigene Fokus auf das gesetzt, was einen in der aktuellen Situation weiterbringt. Eine mögliche Fokus-Frage wäre zum Beispiel: „Welche eine Sache kann ich jetzt tun, damit in Zukunft alles einfacher wird?“

  5. Pareto-Prinzip

    Bestimmt haben Sie auch schon davon gehört, dass in vielen Fällen bereits mit schätzungsweise 20 % des Aufwandes etwa 80 % des Ergebnisses erreicht werden kann. Dieses Prinzip lässt sich auf viele Bereiche anwenden, jedoch nicht auf alle. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, muss diese meist nicht perfekt sein. Nach kurzer Zeit haben Sie bereits ein gutes, verständliches und vollständiges Ergebnis.

    Für die letzten 20 % bis zur Perfektion müssten Sie vergleichsweise viel Zeit investieren. In den meisten Fällen ist dies nicht notwendig. Anders sieht es beispielsweise bei einer Bewerbung aus: Hier lohnt es sich durchaus ein perfektes Ergebnis.

    Zu beachten: Sie sollten sich vorab klar darüber sein, welches Ergebnis erreicht werden soll und wie hoch ein sinnvoller Zeiteinsatz ist.

  6. SMART-Methode zur Zielsetzung
    SMART ist eine Abkürzung für die Eigenschaften, die ein sinnvolles Ziel haben sollten. Insbesondere im Projektmanagement hat sich die SMART-Methode bewährt. Die Abkürzung steht für:

    - Spezifisch
    - Messbar
    - Erreichbar (engl. „Accepted“)
    - Realistisch
    - Terminiert

Die sechs vorgestellten Methoden zeigen den Weg zu einem erfolgreichen Selbstmanagement auf. Es gibt natürlich noch weitere Techniken und Methoden, die den Prozess des Selbstmanagements unterschiedlich angehen. Zudem ist eine Kombination einzelner Methoden denkbar. Wollen Sie die Methoden nicht allein aufbereiten, kann sich ein Selbstmanagement-Seminar als hilfreich erweisen.

Selbstmanagement Seminar: Schritt für Schritt zum Erfolg

Aufgrund der Fülle an Methoden und Möglichkeiten im Selbstmanagement kann es sinnvoll sein, sich Unterstützung durch eine fachkundige Person zu holen. In Selbstmanagement-Seminaren können Sie die Techniken und Tools erlernen, zu welchem Zeitpunkt und inwiefern diese sinnvoll angewendet werden können.

Das Lernen in einem Selbstmanagement-Seminar spart viel Zeit, da die eigenständige Suche und das Aufbereiten von Informationen, Anleitungen und Methoden entfällt. Darüber hinaus macht das Lernen in der Gruppe meistens mehr Spaß und hilft zusätzlich, das Gelernte besser zu verinnerlichen.

Beim COMCAVE.COLLEGE finden Sie beliebte Kurse zu den Themen Zeit- und Selbstmanagement:

Kurz und knapp: Selbstmanagement

Selbstmanagement ist ein sehr breit gefächertes Themengebiet mit vielen Methoden und Techniken. Zeitmanagement ist ein Teilbereich und kann dabei helfen effizienter zu arbeiten. Arbeitnehmer mit einem hohen Maß an Selbstmanagement sind bei Arbeitgebern sehr beliebt. Sie bringen aber auch sehr gute Voraussetzungen mit, um sich selbstständig zu machen.

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