Zeitmanagement: Nützliche Methoden – COMCAVE.COLLEGE® Magazin

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Zeitmanagement: 5 Methoden für mehr Struktur im (Arbeits-)Alltag

Comcave College GmbH

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Pomodoro-Technik unterteilt den Arbeitstag in kleine Häppchen, unterbrochen von regelmäßigen Pausen. Das sorgt für mehr geistige Frische.
  • Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben in wichtig oder unwichtig sowie dringend oder nicht dringend ein. Das erleichtert den Fokus auf das Bedeutende.
  • Die ABC-Methode weist den Aufgaben je nach Wichtigkeit einen Teil der Arbeitszeit zu und limitiert so Zeitverschwendung an unwichtige Aufgaben.
  • Das Pareto-Prinzip basiert auf der Annahme, dass meist 20 % der Zeit oder des Aufwands ausreichen, um 80 % der Arbeit zu erledigen.
  • Die Zeitflussanalyse identifiziert Zeitdiebe und versucht diese nach und nach zurückzufahren, um damit die Produktivität zu erhöhen.

Warum Zeitmanagement-Methoden so wichtig sind

Wir leben in einer sehr hektischen und sich ständig wandelnden Zeit, in der Geschwindigkeit immer wichtiger wird. Zugleich wird heute eine ungesunde Dauererreichbarkeit vorausgesetzt, etwa in virtuellen Teams, im Home Office oder auch in Zeiten, die eigentlich für die Erholung gedacht sind.

Zeitmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen – sei es im Büro oder auch zuhause. So investieren Sie keine Freizeit in die Arbeit und haben mehr Freiräume für Erholung und Spaß. Alternativ helfen Zeitmanagement-Methoden auch dabei, produktiver zu werden – etwa, wenn Sie Ihr eigenes Gewerbe vorantreiben möchten.

Fünf Beispiele für Zeitmanagement-Methoden

Es gibt Unmengen an Literatur, Seminaren und Zeitungsartikeln zum Thema Zeitmanagement. Viele Methoden ähneln sich, sind in der Praxis eher schlecht anzuwenden oder nur für spezielle Situationen geeignet. Einige Zeitmanagement-Methoden jedoch haben sich als besonders wirksam etabliert. Wir stellen Ihnen nun fünf davon vor.

1. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die vor allem die geistige Frische zum Ziel hat. Benannt ist sie nach einer kleinen Küchenuhr in Tomatenform, Italienisch "pomodoro", mit deren Hilfe der „Erfinder“ dieser Technik, Francisco Cirillo, diese Zeitmanagement-Methode perfektionierte. Ein Wecker oder die Alarmfunktion Ihres Smartphones tun es aber auch.

Zunächst sollten Sie alle für den Tag nötigen Arbeitsschritte und Aufgaben schriftlich fixieren. Stellen Sie Ihren Wecker auf 25 Minuten ein und beginnen Sie dann mit der Arbeit. Wenn der Wecker klingelt, machen Sie 5 Minuten Pause – egal, ob es gerade passt oder nicht. Dann beginnt der nächste Turnus von 25 + 5 Minuten. Nach vier Einheiten machen Sie eine längere Pause von 20-30 Minuten.

Diese Form des Intervall-Arbeitens kann deutliche Produktivitätserfolge mit sich bringen. Die regelmäßige Erholung des Geistes ermöglicht ein stundenlanges konzentriertes Arbeiten und zudem eine leichtere Analyse der eigenen Effizienz durch die Einteilung in Zeitblöcke.

2. Die Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode – auch als Eisenhower-Prinzip oder –Matrix bekannt – gehört zu den simpelsten, aber auch effektivsten Zeitmanagement-Methoden. Dabei werden alle Aufgaben in ein Schema aus vier Quadranten eingeteilt, nämlich wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend.

Die dringenden und wichtigen Aufgaben haben stets Priorität, etwa die Einhaltung einer wichtigen Deadline oder die Abwendung einer Krise. Wichtige, aber weniger dringliche Aufgaben sollten effektiv geplant und dann angegangen werden, wenn gerade keine Krisen zu meistern sind.

Dringende, aber eher unwichtige Aufgaben wie das Beantworten von Mails oder das Tätigen von Anrufen sollten nach Möglichkeit delegiert oder reduziert werden. Es handelt sich oft um Zeitfresser, die viel Zeit kosten, aber wenig Ertrag bringen. Unwichtige und nicht dringliche Aufgaben sollten nach Möglichkeit eliminiert werden. Das Ganze könnte dann so aussehen:

 

DRINGEND

NICHT DRINGEND

WICHTIG

Fertigstellung des Projekts

Dateiordner sortieren und aufräumen

NICHT WICHTIG

Arbeitsplatz aufräumen

Den Papierkorb leeren

Nicht selten bauen die Aufgaben aus dem ersten Quadranten den größten Leistungsdruck auf, während die Aufgaben aus dem vierten Quadranten am ehesten Spaß machen. Der Trick ist, dies zu erkennen und sich dazu zu disziplinieren, dem ersten Quadranten immer den Vorrang zu geben.

3. Die ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eigentlich eine Abwandlung des Eisenhower-Prinzips, jedoch noch simpler und einprägsamer. Im Grunde klassifizieren Sie alle Aufgaben in drei Bereiche, nämlich A (sehr wichtig), B (durchschnittlich wichtig) und C (unwichtig). Für alle Aufgaben wird ein gewisser Prozentsatz der Arbeitszeit reserviert. Reicht dieser nicht aus, sollten Aufgaben delegiert oder eliminiert werden.

  • A-Bereich: 60 % der Arbeitszeit für Aufgaben mit hohem Ertragswert
  • B-Bereich: 25 % der Arbeitszeit für Aufgaben mit mittlerem Ertragswert
  • C-Bereich: 15 % der Arbeitszeit für Aufgaben mit geringem Ertragswert

4. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine Annahme, aus der sich eine besondere Art der Zeitmanagement-Methode ableiten lässt. Grundsätzlich besagt das Pareto-Prinzip, dass sich 80 % des Ertrags mit 20 % des Aufwands erreichen lassen. Zugleich kosten die restlichen 20 % aber auch 80 % des Aufwands oder der Zeit. In der Praxis lässt sich dies nicht auf alle, aber auf sehr viele Bereiche anwenden.

Nehmen wir an, Sie kochen für Ihre Familie ein leckeres Mittagessen. Im Normalfall brauchen Sie nicht lang (20 %), damit ein ordentliches Mahl (80 %) herauskommt. Wenn Sie aber ein perfektes Essen (100 %) zaubern möchten, brauchen Sie sehr viel mehr Zeit, Geduld, Aufwand und Vorbereitung (100 %). Sie fahren in die besten Läden statt in den Supermarkt, Sie schneiden jedes Gemüse exakt gleichförmig und blanchieren, sautieren und dünsten, statt einfach nur zu brutzeln. Am Ende haben Sie zwar das perfekte Dinner, doch Ihre Familie ist vor lauter Hunger zu einem Fast-Food-Restaurant gefahren.

Der Punkt ist: Bei sehr vielen Aufgaben – auch im beruflichen Bereich – reichen 80 % als Ergebnis völlig aus. Der immense Zusatzaufwand, um das perfekte Ergebnis zu erreichen, ist langfristig ineffizient. Vergessen Sie dieses Prinzip aber bitte schnell, wenn Sie einen Beruf haben, bei dem es um Exaktheit und Perfektion geht, etwa Chirurg oder Architekt.

5. Die Zeitflussanalyse

Die Zeitflussanalyse ist weniger eine Zeitmanagement-Methode als vielmehr ein grundsätzliches Prinzip bei der Steigerung der Effizienz. Es geht nämlich darum, sogenannte Zeitdiebe zu identifizieren und zu eliminieren. Dies gelingt aber nur, wenn Sie sich eine Weile ganz akribisch selbst bei der Arbeit beobachten.

Dokumentieren Sie eine Woche lang minutiös jede Ablenkung von Ihrer eigentlichen Arbeit. Das können Besucher und Kollegen sein, der Blick auf das private Smartphone oder auch Ablenkungen durch gesundheitliche Defizite. Sie werden überrascht sein, zu welcher Gesamtzeit sich diese Zeitdiebe summieren.

Versuchen Sie dann, diese Zeitfresser gezielt auszuschalten oder so weit wie möglich zu minimieren. Vermeiden Sie Ablenkung durch andere, sperren Sie das Smartphone in eine Schublade und verbessern Sie Ihre Gesundheit durch Sport, ausgewogene Ernährung oder den Gang zum Arzt. Selbst wenn Sie nur 20 Minuten am Tag einsparen, gewinnen Sie in einem regulären Arbeitsmonat schon volle sieben Stunden Arbeits- und Lebenszeit!

Kurz und knapp: Zeitmanagement-Methoden

Bei Zeitmanagement-Methoden geht es vorrangig um ein besseres Selbstmanagement im Hinblick auf Effizienz und Produktivität. Viele dieser Methoden sind sehr einfach zu verstehen, müssen aber konsequent durchgezogen werden. Sie lassen sich zudem gut kombinieren oder abwandeln. Ziel ist immer die Gewinnung von zeitlichen Freiräumen für mehr Erholung oder weitere produktive Stunden.

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