Home-Office: Voraussetzungen für das heimische Arbeiten

Das Wichtigste in Kürze:

• Das Arbeitszeitgesetz gilt für den Home-Office Arbeitsplatz genauso wie für den Arbeitsplatz im Unternehmen.
• Es besteht grundsätzlich kein Recht auf Home-Office. Der Arbeitgeber kann aber auch kein Home-Office anordnen.
• Wenn Sie ein separates, einzelnes Zimmer als Home-Office nutzen, können Sie Unterhaltungskosten sowie Kosten für die Einrichtung steuerlich geltend machen. Dies ist aber nur dann möglich, wenn das Home-Office den beruflichen Mittelpunkt darstellt.

Darf ich Home-Office machen?

Wenn von „New Work“ gesprochen wird, taucht fast immer der Begriff „Home-Office“ auf. In vielen Unternehmen haben Mitarbeiter mittlerweile die Möglichkeit einen oder mehrere Tage pro Woche von Zuhause aus zu arbeiten.

Es gibt allerdings kein Recht auf Home-Office. Im Gegenteil: In so gut wie allen Arbeitsverträgen ist als Hauptwirkungsstätte des Arbeitnehmers das Büro des Unternehmens angegeben. Somit handelt es sich aus rechtlicher Sicht um eine rein freiwillige Leistung von Unternehmen.

Sofern sich ein Arbeitgeber aber dazu entschließt einem Mitarbeiter das Home-Office zu ermöglichen, gilt diese Regelung für (fast) alle anderen Angestellten auch. Aufgrund des Gleichbehandlungsgesetztes muss das Unternehmen all seinen Mitarbeitern die Arbeit von Zuhause aus ermöglichen. Ausnahme: Die Arbeit ist schlichtweg nicht von den eigenen vier Wänden aus möglich.

Home-Office Voraussetzung Nummer eins: Sie fühlen sich wohl

Ihr Arbeitgeber erlaubt Ihnen Home-Office? Dann sollten Sie sich trotzdem genau überlegen, ob das Arbeiten in den eigenen vier Wänden etwas für Sie ist. Denn Home-Office hat nicht nur Vorteile:

• Die Grenze zwischen Privatem und Beruflichem verschwimmt.
• Teilweise fällt es Arbeitnehmern schwerer nach der Arbeit abzuschalten, wenn sie zuvor im Home-Office waren. Schließlich beendet kein Arbeitsweg den Tag und lässt ihn ausklingen. Es wird lediglich der Laptop zugeklappt.
• Kurze Absprachen mit Kollegen fallen schwerer, weil diese nur noch per Mail oder Chat erreichbar sind.
• Es gibt viele Ablenkungsmöglichkeiten: Mal eben die Wäsche zwischendurch aufzuhängen oder in den Kühlschrank zu schauen, kann wertvolle Arbeitszeit kosten.
• Umgekehrt gilt: Nach Beendigung des Arbeitstages besteht die Gefahr, dass Sie doch „noch mal eben kurz“ in die Mails schauen oder „diese eine kleine Sache machen“, die Sie vergessen hatten zu erledigen.

Home-Office: Die richtige Ausstattung für mobiles Arbeiten

Wer in den heimischen vier Wänden seinen Job ausübt, benötigt für sein Home-Office die entsprechende Ausstattung. Bei der Ausstattung ist nicht nur darauf zu achten, dass entsprechende technische Mittel zur Verfügung stehen, sondern auch das Mobiliar angepasst ist. Ein Home-Office sollte folgende Ausstattung haben:

• Laptop oder feststehender Computer mit Bildschirm
• Arbeitsschreibtisch, der idealerweise höhenverstellbar ist
• Ablageflächen sowie verschließbare Lagermöglichkeiten
• Einen hochwertigen Bürostuhl mit rückenentlastender Funktion
• Gegebenenfalls Drucker beziehungsweise Scanner
• Gegebenenfalls Festnetztelefon mit eigener Nummer oder Berufshandy

Außerdem ist es sinnvoll ein separates Zimmer ausschließlich als Arbeitszimmer zu nutzen. So verschwimmen die Grenzen von beruflich und privat nur insofern, dass beides unter einem Dach stattfindet, aber nicht in demselben Raum. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass genügend Tageslicht oder zumindest eine gute Beleuchtung vorhanden ist.

Wenn Sie ein separates Zimmer als Arbeitszimmer nutzen und dies auch Ihr beruflicher Mittelpunkt ist, können Sie Kosten wie Heizungs- oder Reinigungskosten, aber auch weitere Unterhaltungskosten steuerlich geltend machen.

Wer ist für die Ausstattung des Home-Office zuständig?

Wer für die Ausstattung des Home-Office zuständig ist, hängt grundsätzlich von der beruflichen Tätigkeit ab. Wer als Angestellter eines Unternehmens im Home-Office arbeitet, erhält üblicherweise die benötigte Ausstattung von seinem Arbeitgeber. Selbstständige sowie Freiberufler müssen sich hingegen selbst um die Ausstattung Ihres Arbeitszimmers kümmern.

Arbeitet ein Mitarbeiter überwiegend im Home-Office und steht ihm im Unternehmensgebäude selbst kein Arbeitsplatz zur Verfügung, muss die jeweilige Firma den verwendeten Raum des Mitarbeiters anmieten oder alternativ eine Pauschale für sämtliche aufkommende Kosten, die die Arbeit im Home-Office betreffen, entrichten.

Home-Office: Welche gesetzlichen Regelungen sind zu beachten?

Zum Thema „Home-Office“ gibt es wie beim üblichen Arbeitsplatz im Unternehmen gesetzliche Regelungen zu beachten. Wie ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bei Home-Office Tätigkeit geregelt? Wie sieht es mit der Haftung bei Unfällen im Home-Office aus? Und was sollte hinsichtlich des Datenschutzes beachtet werden?

1. Arbeitszeitgesetz bei Home-Office

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht keine Unterscheidung zwischen Home-Office und Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Arbeitszeitgesetz gilt also auch für die Berufsausführung in den eigenen vier Wänden.

Wer im heimischen Büro seiner Arbeit nachgeht, darf im Normalfall nicht länger als acht Stunden arbeiten. Es darf auch bis zu zehn Stunden gearbeitet werden. Jedoch müssen die zu viel geleisteten Stunden innerhalb der nächsten sechs Monate wieder ausgeglichen werden.

Außerdem gilt dieselbe Pausenregelung. Demnach ist nach sechs Stunden verrichteter Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten einzulegen. Wer mehr als neun Stunden arbeitet, muss hingegen eine Ruhezeit von mindestens 45 Minuten einhalten.

Zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitstag müssen mindestens elf Stunden vergehen. Wenn Sie also beispielsweise bis abends um 21:00 Uhr gearbeitet haben, dürfen Sie gemäß ArbGZ erst wieder ab 8:00 Uhr am Folgetag arbeiten.

Hinweis: Auch für Berufstätige im Home-Office gilt die sogenannte Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Demnach sind Sie dazu angehalten Ihrem Vorgesetzten die dokumentierten Arbeitszeiten mitzuteilen.

2. Haftung bei Unfällen im Home-Office

Auch im Home-Office kann es natürlich vorkommen, dass Unfälle passieren. Zwar gilt auch im heimischen Büro der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, jedoch bei „Betrieb dienenden Tätigkeiten“. Wenn Sie sich beispielsweise auf dem Weg zum Drucker oder zu sonstigen Büromaterialien verletzten, handelt es sich um einen Arbeitsunfall.

Anders sieht es jedoch bei privaten Tätigkeiten während der Arbeitszeit aus. Knicken Sie zum Beispiel auf dem Weg zur Kaffeemaschine oder auch zur Toilette um und verletzen sich dabei, handelt es sich nicht mehr um einen Arbeitsunfall, da es keine „Betrieb dienende Tätigkeit“ darstellt.

3. Datenschutz im Home-Office

Wer im Heimbüro mit personenbezogenen Daten oder spezieller Arten personenbezogener Informationen arbeitet, bewegt sich im datenschutzrechtlich relevanten Bereich. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass im Home-Office des Arbeitnehmers ausreichend Schutzmaßnahmen gegeben sind. Folgende Aspekte sind hierbei zu beachten:

• Das Home-Office sollte ein abschließbares Zimmer sein.
• Berufliche Dokumente sollten in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden.
• Die dienstliche IT-Ausstattung sollte nur zu beruflichen Zwecken genutzt werden.
• Der Dienstrechner/Dienstlaptop sowie externe Datenträger oder USB-Sticks sollten verschlüsselt beziehungsweise mit einem Passwort versehen sein.
• Es sollte ein sicheres Konzept bezüglich des Umgangs sowie der Vernichtung von heiklen Dokumenten vorhanden sein.

Kurz und knapp: Home-Office Voraussetzungen

Home-Office gewinnt in der heutigen Arbeitswelt - insbesondere seit der Corona-Pandemie - immer mehr an Bedeutung. Wichtig ist allerdings, dass besondere arbeitstechnische Voraussetzungen erfüllt sein und gesetzliche Regelungen beachtet werden müssen, damit auch Sie von dieser modernen Arbeitsweise profitieren. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und informieren sich über die wesentlichen Voraussetzungen.